ONLYOFFICE DocSpace 3.7 es la nueva versión de la plataforma colaborativa de ONLYOFFICE, un lanzamiento que llega apenas unas semanas después de ONLYOFFICE Docs 9.4 y que, de hecho, incorpora ya sus editores actualizados. Pero conviene separar conceptos: Docs es el motor de la suite ofimática como tal, mientras que DocSpace es el entorno de colaboración en el que se organizan documentos, usuarios y permisos a través de salas.

ONLYOFFICE DocSpace es una alternativa directa a servicios como Google Docs con la que montar espacios de trabajo en los que compartir documentos, revisarlos, rellenar formularios o colaborar con otras personas, una pieza pensada para equipos, organizaciones y entornos profesionales, y en esta versión recibe mejoras repartidas por casi todos los frentes.

La más llamativa tiene que ver con la inteligencia artificial. ONLYOFFICE DocSpace ya permitía conectar proveedores de IA y activar agentes para analizar archivos, generar contenido, buscar información o gestionar el propio espacio de trabajo. La novedad es que ahora esos agentes pueden generar documentos DOCX, formularios PDF y presentaciones PPTX directamente desde el chat, con la posibilidad de abrirlos al instante en una nueva pestaña para continuar editándolos.

IA más integrada en DocSpace

La integración de IA en ONLYOFFICE DocSpace 3.7 va más allá de la generación de archivos. La plataforma añade soporte para nuevos proveedores, incluyendo DeepSeek, Google AI y xAI, que se suman a Anthropic, OpenAI, OpenRouter, Together AI y proveedores personalizados. También se introduce la posibilidad de definir un proveedor y un modelo predeterminados, de modo que queden seleccionados automáticamente al crear un agente.

Otra mejora práctica es la sincronización del proveedor de IA configurado en DocSpace con el plugin de IA de los editores. Es decir, una vez añadido el proveedor en la configuración de DocSpace, el mismo proveedor y modelo se aplican automáticamente en los editores, evitando repetir el proceso.

Asimismo, los chats de IA permiten ahora subir imágenes desde DocSpace para aportar contexto visual a una tarea, mostrar una sección de pensamiento extendido cuando la solicitud lo requiera y desactivar las funciones de IA cuando no sean necesarias. Algunas de estas funciones están disponibles por defecto en DocSpace Cloud, mientras que en las versiones de servidor requieren la API de automatización.

Formularios más completos

El otro gran bloque de novedades está en las salas para rellenar formularios. Hasta ahora, el flujo de trabajo estaba más limitado: se podía subir un formulario listo desde el dispositivo o desde DocSpace, o elegir uno desde plantillas. Con DocSpace 3.7, en cambio, se pueden crear y editar formularios PDF directamente dentro de la sala, ya sea en blanco o a partir de un archivo de texto.

También cambia la forma de poner en marcha el rellenado. El formulario debe pasar al modo correspondiente mediante la nueva opción «Iniciar rellenado», disponible desde el menú contextual del archivo o desde la barra superior del editor. Una vez activado, el formulario queda disponible para que los usuarios de la sala lo completen, con diferentes comportamientos según el rol de cada participante.

La gestión de las respuestas mejora igualmente. Las salas de formularios ya recopilaban los resultados automáticamente en una hoja de cálculo, pero ahora pueden enviarlos también a una base de datos externa, previamente conectada desde la configuración de integraciones con servicios de terceros. Además, se añade la opción «Sincronizar respuestas a XLSX» para refrescar el archivo en el que se recopilan las respuestas.

ONLYOFFICE Docs 9.4

ONLYOFFICE DocSpace 3.7 integra los editores actualizados a ONLYOFFICE Docs 9.4, una versión que ya comentamos en su momento y que aporta novedades visibles en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Entre ellas se incluyen líneas horizontales para estructurar documentos, modo oscuro de documento en hojas de cálculo, 25 nuevos temas de diapositivas, 20 nuevas transiciones, una pestaña dedicada al diseño de gráficos y soporte de interfaz en croata.

No es el apartado más novedoso de DocSpace 3.7, porque las funciones llegaron primero a la suite ofimática, pero sí es importante: al fin y al cabo, la experiencia de DocSpace depende en buena medida de los editores que integra. Que la plataforma reciba la última versión de Docs significa que quienes trabajan desde las salas acceden también a esas mejoras sin cambiar de entorno.

Despliegue más ligero, también en ARM

Para las instalaciones autohospedadas, hay otra novedad a tener en cuenta: DocSpace 3.7 estrena una opción de instalación ligera para Docker que reúne todos los servicios de la plataforma en un único contenedor. No se trata de una demo recortada, sino de una versión de producción empaquetada de esa forma, pensada para descargar, lanzar y probar sin tener que desplegar múltiples contenedores.

Además, ONLYOFFICE añade una compilación de Docker optimizada para ARM, una mejora interesante ahora que esta arquitectura gana presencia en servidores, dispositivos de borde y equipos de desarrollo. Quienes ejecuten DocSpace sobre ARM no tendrán que recurrir a emulación ni apaños de compatibilidad, con una instalación más fluida y mejor rendimiento sobre este tipo de hardware.

Más gestión, seguridad y licencia

La actualización se completa con mejoras en la gestión de archivos y salas. DocSpace 3.7 permite reemplazar los archivos utilizados como base para crear nuevos documentos desde las plantillas predeterminadas, agrupar salas, mostrar etiquetas de grupo bajo el campo de búsqueda, eliminar varias salas a la vez y cambiar etiquetas de sala con mayor rapidez.

En seguridad, los administradores pueden prohibir la creación de enlaces externos para evitar accesos no autorizados a contenido sensible. También se añade más control sobre las invitaciones mediante enlace, con la posibilidad de definir cuántos usuarios pueden unirse a DocSpace a través de uno de estos enlaces y durante cuánto tiempo permanecerá válido.

Hay, además, una nueva sección de Facturación que unifica pagos y servicios, reuniendo el plan tarifario, la billetera, el método de pago y servicios como almacenamiento adicional y respaldo. A esto se suman mejoras menores, como filtros con búsqueda separada por propietario, elección de la sección en la que se abre DocSpace, biblioteca de plantillas rediseñada, posibilidad de detener un respaldo en curso e inicio de sesión en DocSpace a través de Nextcloud.

Por último, ONLYOFFICE ha actualizado los términos de licencia de DocSpace, por lo que el código del software se mantiene bajo AGPLv3, con términos adicionales centrados en la atribución, los avisos de copyright y el etiquetado claro de versiones modificadas, mientras que el uso de las marcas registradas de ONLYOFFICE queda cubierto por una política separada.

En definitiva, ONLYOFFICE DocSpace 3.7 es una actualización amplia, no tanto por una única novedad rompedora como por la suma de mejoras en IA, formularios, editores, despliegue, gestión y seguridad. La nueva versión ya está disponible en la nube, mientras que las versiones autohospedadas recibirán la actualización más adelante.

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