La llegada de ONLYOFFICE Docs 9.2 supone un nuevo paso en la evolución de esta suite ofimática de código abierto, que en los últimos meses ha encadenado varias actualizaciones importantes. La nueva versión no rompe con lo ya conocido, sino que se apoya en los cambios introducidos en las entregas 9 y 9.1 para pulir la experiencia diaria y completar funciones clave como la inteligencia artificial, el rediseño de la interfaz y el trabajo con PDF.

Con este lanzamiento, la compañía busca que la suite resulte más cómoda para quienes trabajan con documentos a diario, especialmente en entornos colaborativos y organizaciones que priorizan el control de sus datos. La versión 9.2 llega cargada de ajustes en la edición, en la automatización mediante macros y en las herramientas de revisión lingüística, al tiempo que se coordina con las nuevas versiones de DocSpace y Desktop Editors para extender las mismas capacidades en la nube, en despliegues autoalojados y en el escritorio.

Novedades principales de ONLYOFFICE Docs 9.2

En esta actualización, las mejoras se reparten por toda la suite, desde los editores de texto y hoja de cálculo hasta el trabajo con formularios y archivos PDF. Buena parte de los cambios tienen que ver con hacer más fluido el flujo de trabajo habitual, reduciendo tareas mecánicas y añadiendo una capa de ayuda inteligente sin obligar a salir de la aplicación.

Revisión de ortografía y gramática con ayuda de IA

Una de las incorporaciones más visibles en ONLYOFFICE Docs 9.2 es la revisión ortográfica y gramatical asistida por IA. Esta función se integra directamente en el plugin de IA de los editores, de manera que el usuario puede pasar de un borrador rápido a un documento más cuidado sin tener que copiar y pegar el contenido en otros servicios externos.

Para activar esta revisión avanzada basta con tener configurado el complemento de IA y acudir a la nueva opción «Grammar & Spelling» dentro del menú de inteligencia artificial. Desde ahí es posible analizar tanto el documento completo como un fragmento de texto seleccionado, algo útil cuando solo se quiere repasar una sección concreta sin perder tiempo revisando todo el archivo.

Una vez lanzado el análisis, el sistema recorre el texto y va proponiendo correcciones de ortografía y gramática, que suelen ir acompañadas de una breve explicación. Cada sugerencia se puede aceptar o rechazar de forma individual, de modo que la última palabra siempre la tiene el usuario. La misma función se ha integrado también en el menú contextual que aparece al hacer clic derecho, para quienes prefieren acceder a las herramientas desde el propio contenido.

El objetivo de esta capa inteligente no es sustituir las comprobaciones clásicas del corrector integrado, sino ofrecer una revisión adicional que ayude a detectar errores de estilo o construcciones más complejas que a veces se escapan a los sistemas tradicionales. Para equipos que redactan documentación técnica, informes extensos o contenidos en varios idiomas, esta combinación puede marcar la diferencia.

Atajos de teclado personalizables y grabación de macros

Otro punto fuerte de ONLYOFFICE Docs 9.2 es la ampliación de las opciones de personalización para adaptarse a los hábitos de cada persona y de cada organización. Desde ahora, quienes dependan mucho del teclado pueden redefinir las combinaciones de teclas a su gusto, algo especialmente útil para usuarios procedentes de otras suites ofimáticas que quieren mantener un esquema de atajos similar.

La personalización de atajos se gestiona desde la pestaña de archivo, en el apartado de configuración avanzada. Desde ese panel se pueden modificar los accesos directos más utilizados y centralizar la gestión de combinaciones para distintos tipos de documentos. Esta flexibilidad hace más sencillo replicar flujos de trabajo ya consolidados y reduce el tiempo de adaptación a la plataforma.

Junto a los atajos llega la función de grabación de macros, pensada para quienes repiten de forma constante la misma serie de acciones. A través de la pestaña «Vista», es posible iniciar una grabación, realizar la secuencia de pasos necesaria —por ejemplo, aplicar un formato homogéneo, ejecutar cálculos en una tabla o preparar una plantilla recurrente— y guardar esa serie como macro para reutilizarla las veces que haga falta.

Una vez almacenada, la macro puede ejecutarse con un simple comando, lo que permite automatizar operaciones rutinarias sin necesidad de escribir código. Esto abre la puerta a que perfiles no técnicos también puedan beneficiarse de la automatización, algo especialmente interesante en departamentos administrativos, despachos profesionales o equipos que manejan grandes volúmenes de documentos repetitivos.

El tándem formado por atajos de teclado configurables y macros grabables hace que la suite pueda ajustarse mejor a flujos repetitivos, recortando acciones mecánicas y ayudando a mantener procesos más consistentes, algo importante cuando varias personas trabajan sobre los mismos tipos de archivos.

Más control en PDF y formularios

El editor PDF de ONLYOFFICE también recibe novedades orientadas a tareas habituales en empresas e instituciones. Una de las más llamativas es la mejora de la función de redacción de contenido sensible, que ahora permite elegir el color con el que se ocultan los fragmentos o páginas confidenciales. De este modo, cada organización puede adaptar el aspecto visual de los documentos redactados a sus políticas internas o a la imagen corporativa.

Esta capacidad es relevante en sectores que manejan información delicada —como administración pública, servicios jurídicos o sanitario— donde no basta con eliminar contenido, sino que también importa cómo se presenta el resultado final. Ajustar el color de la redacción puede facilitar la lectura y la revisión posterior, sobre todo cuando se combinan partes visibles con secciones ocultas en un mismo archivo.

En el terreno de los formularios, la versión 9.2 se centra en la claridad y la usabilidad para quien rellena los campos. A partir de ahora es posible añadir etiquetas de texto descriptivas a casillas de verificación y botones de opción, lo que ayuda a que las personas entiendan mejor qué implica marcar cada alternativa y reduce malentendidos en procesos internos o trámites con terceros.

Además, cuando se crean nuevos campos dentro de un formulario se pueden asignar roles específicos a cada uno. Esto facilita que distintos tipos de usuarios —por ejemplo, personal interno, clientes o proveedores— sepan qué parte les corresponde cumplimentar. En contextos colaborativos, esta asignación de roles por campo hace que los flujos de firma y validación sean más ordenados y se limite el riesgo de que alguien complete información que no le corresponde.

Integración con DocSpace 3.6 y Desktop Editors 9.2

El lanzamiento de ONLYOFFICE Docs 9.2 llega acompañado de nuevas versiones del resto del ecosistema, de manera que las principales capacidades se extienden tanto a la nube como a los equipos de escritorio. DocSpace 3.6, la plataforma colaborativa de la compañía, incorpora agentes de inteligencia artificial que trabajan codo con codo con los usuarios en su espacio de trabajo.

Estos agentes de IA pueden analizar archivos, generar contenido, buscar información relevante y gestionar el entorno de DocSpace organizando documentos o añadiendo usuarios. Todo se realiza desde una interfaz de chat integrada, lo que permite plantear preguntas directas al sistema o pedirle acciones concretas sin tener que navegar por múltiples menús. La idea es que tareas de gestión de proyectos o coordinación de equipos resulten más ágiles y menos manuales.

La configuración de estos agentes se concentra en una nueva sección de ajustes de IA, donde es posible conectar DocSpace con distintos proveedores de inteligencia artificial, activar el servidor MCP para que los agentes puedan manejar elementos del espacio de trabajo y habilitar una base de conocimiento interna que se apoye en los datos propios de la organización. De esta manera, las respuestas que ofrece la IA pueden adaptarse mejor al contexto específico de cada entidad.

En paralelo, ONLYOFFICE Desktop Editors 9.2 hereda la mayoría de las novedades presentes en la suite autohospedada, incluidas las combinaciones de teclado personalizables, la grabación de macros y la llegada de los agentes de inteligencia artificial a los equipos locales. Esta versión de escritorio admite varios proveedores de IA, incluyendo modelos que se ejecutan de forma local a través de Ollama, lo que resulta interesante para quienes quieren reforzar la privacidad de sus datos evitando que los contenidos salgan de sus propias infraestructuras.

La disponibilidad de estas funciones tanto en entornos en la nube como en instalaciones locales o en el escritorio facilita que organizaciones europeas con requisitos estrictos de protección de datos puedan elegir el modelo de despliegue que mejor encaje con sus políticas, sin renunciar a las ventajas de la IA aplicada a la productividad diaria.

Disponibilidad de ONLYOFFICE Docs 9.2, actualización y recursos de la nueva versión

ONLYOFFICE Docs 9.2 ya se encuentra disponible en ONLYOFFICE DocSpace, por lo que quienes trabajen en la plataforma colaborativa pueden empezar a usar las nuevas funciones sin cambios adicionales. Para los despliegues autoalojados, la compañía ha indicado que la actualización a la versión 9.2 llegará a los canales habituales de distribución, de forma que los administradores podrán programar el salto de versión según sus propios calendarios de mantenimiento.

En el caso de quienes prefieren trabajar con aplicaciones instaladas en su ordenador, los ONLYOFFICE Desktop Editors recibirán la actualización a 9.2 en breve. Los paquetes para autoalojamiento se pueden descargar desde la web oficial, mientras que las ediciones para escritorio suelen llegar mediante los mecanismos de actualización integrados o a través de los repositorios correspondientes, según la plataforma utilizada.

Como es costumbre en este proyecto, el lanzamiento se acompaña de un seminario web donde se detallan las novedades y se muestran casos de uso reales. Además, el anuncio oficial incluye enlaces al registro completo de cambios, a la documentación técnica y a las ediciones Enterprise y Developer, pensadas para integrarse en infraestructuras más complejas o para desarrolladores que quieran construir soluciones sobre la base de la suite.

Desde esa misma página, los usuarios pueden acceder a la plataforma de sugerencias, un espacio en el que es posible enviar comentarios, proponer nuevas funciones o priorizar mejoras que se tendrán en cuenta en futuras versiones. Este canal abierto de comunicación contribuye a que la evolución de ONLYOFFICE mantenga un vínculo estrecho con las necesidades reales de empresas, instituciones y comunidades que utilizan la suite en su día a día.

Con esta actualización, ONLYOFFICE Docs consolida una línea de trabajo centrada en combinar funciones profesionales, automatización a través de macros y agentes de IA, y un enfoque en la privacidad alineado con las exigencias de Europa y otros mercados donde el control sobre los datos es clave. La versión 9.2 no introduce un giro radical, pero sí suma una serie de mejoras prácticas —en revisión lingüística, personalización de atajos, tratamiento de PDF y formularios— que, juntas, pueden suponer un cambio apreciable para quienes pasan buena parte de su jornada frente a los editores de la suite.