ONLYOFFICE DocSpace es la última gran novedad de la popular suite ofimática, una ampliación funcional muy esperada con la que impulsar la productividad en las tareas de colaboración de grupos de trabajo, en tiempo real y con todas las garantías de privacidad que ofrece un software de código abierto diseñado para ser instalado en tu propio servidor.

ONLYOFFICE DocSpace es, de acuerdo a su descripción oficial, «una plataforma colaborativa en la nube que permite a los usuarios editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios en salas personalizables». Es decir, ONLYOFFICE DocSpace es una alternativa abierta y privada a servicios comerciales y privativos, que no realmente privados, como los de Google Docs o Microsoft.

ONLYOFFICE DocSpace se basa en el concepto de salas, espacios específicos con permisos predefinidos, pero con configuraciones flexibles, por lo que la libertad de de acción es total, pero manteniendo el orden y la organización. Así, es posible crear salas bajo demanda (por proyecto o tarea) con una configuración independiente, así como asignar permisos concretos a los usuarios con acceso.

Con más detalle, ONLYOFFICE DocSpace permite:

• Crear salas de colaboración con permisos de acceso flexibles para la visualización y edición de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, archivos PDF y libros electrónicos.
• Invitar a los usuarios a colaborar en la edición o mediante comentarios, con comunicación en tiempo real a través de chat o videollamadas dentro de los editores en línea.
• Administrar salas agregando archivos, invitando a miembros y asignando niveles de permiso; ver información detallada y actividades recientes; archivar salas.
• Almacenamiento y gestión de documentos en un espacio dedicado, además de conexión de servicios y almacenamientos externos para realizar copias de seguridad.
• Configuración de funciones de seguridad, incluyendo copia de seguridad y restauración, autenticación de dos factores, seguridad IP, ajustes de dominio, seguimiento de auditoría y otros.

Con respecto a la seguridad, ONLYOFFICE DocSpace se adhiere al cumplimiento de la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) estadounidense y al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos ) GDPR europea, mientras que en lo relativo a funcionalidad, la plataforma sigue en desarrollo activo y una de las características en las que se trabaja son las salas privadas.

Cómo instalar ONLYOFFICE DocSpace

Algo importante que cualquier interesado en ONLYOFFICE DocSpace debe conocer, es que si bien el principal atractivo de ONLYOFFICE es poder instalarlo en un servidor propio (o integrado en soluciones como Nextcloud), como suite ofimática va más allá. Por ejemplo, se puede usar ONLYOFFICE como aplicación independiente de escritorio, o se puede crear una cuenta gratuita y utilizarla a través del navegador.

Con ONLYOFFICE DocSpace sucede lo mismo y quien no disponga de infraestructura propia, puede crear una cuenta y utilizarlo a modo de servicio y de manera gratuita. Para usuarios avanzados, profesionales y empresas, sin embargo, la capacidad de gestionar el software y mantener el control sobre los datos son dos ventajas esenciales para optar por la solución en un alojamiento propio.

ONLYOFFICE ofrece diferentes planes comerciales para DocSpace, así como una edición comunitaria (Community Edition) gratuita, con un límite de 20 conexiones simultáneas, que es la que vamos a proceder a instalar en esta demostración. La descarga de ONLYOFFICE DocSpace está disponible para Debian, Ubuntu y derivados, CentOS, RHEL y derivados y en imagen Docker, incluyendo en cada caso instrucciones precisas para su instalación.

Los requisitos de ONLYOFFICE DocSpace son (es imprescindibles cumplirlos para realizar la instalación):

• CPU de al menos 4 núcleos (se recomiendan 6 núcleos)
• RAM al menos 8 GB (se recomiendan 12 GB)
• Almacenamiento con al menos 40 GB de espacio libre
• Requisitos adicionales: al menos 6 GB de swap
• Sistema operativo: Linux (amd64), kernel 3.10 o posterior

Sin importar la distribución en la que se pretenda instalar ONLYOFFICE DocSpace, el procedimiento comienza del mismo modo, descargando el script de instalación:

wget http://download.onlyoffice.com/docspace/docspace-install.sh

Continuamos el ejemplo con la instalación de ONLYOFFICE DocSpace para Ubuntu 22.04 LTS, por lo que la siguiente orden será:

sudo bash docspace-install.sh package

Para ver todas las opciones de instalación disponibles puedes utilizar el siguiente parámetro (más información):

sudo bash docspace-install.sh package -h

Una vez ejecutada la orden de instalación arrancará el proceso y se demorará un rato, porque descargará multitud de paquetes. Cuando finalice, abre el navegador web e introduce la dirección IP de la computadora de la red local para iniciar la configuración, comenzando por la creación de una cuenta de administrador.

Tras completar el trámite, ya puedes acceder a tu instancia de ONLYOFFICE DocSpace.

Primeros pasos en ONLYOFFICE DocSpace

Aunque la interfaz de ONLYOFFICE DocSpace es sencilla e intuitiva, permite que te acompañemos en tus primeros pasos. Y lo primero, si es que no lo hiciste durante la creación de la cuenta, es cambiar el idioma, opción que encontrarás en el menú de usuario, en la sección de “Perfil” (Profile), donde también podrás modificar tus credenciales y personalizar un poco el entorno, además de controlar las sesiones activas.

Completa los ajustes de idioma y zona horaria entrando en la sección de «Configuración de DocSpace«, donde de igual modo encontrarás otras opciones de personalización. Pasa después a la sección de «Seguridad» para echar un vistazo a las opciones disponibles y darle unos últimos retoques en consecuencia, antes de zambullirte en todo lo que ONLYOFFICE DocSpace tiene por ofrecer, que no es poco. No obstante, ONLYOFFICE te enviará mensajes de ayuda con consejos para configurar el entorno.

En apariencia, es todo muy sencillo: en «Mis documentos» encontrarás todos los documentos en los que colaboras; en «Salas» tendrás la gestión íntegra de los espacios de tus proyectos; en «Archivo» se guardarán todos los proyectos que archivaste en «Salas»; en «Cuenta» podrás gestionar todos los usuarios de tu grupo de trabajo»… No tardarás mucho en hacerte con el funcionamiento de todo.

En definitiva, ONLYOFFICE DocSpace es una solución de colaboración para organizaciones y profesionales de lo más interesante, además de por lo completo de su propuesta en materia operativa, por la accesibilidad de la misma para con su uso en una infraestructura propia, lo que la convierte en la alternativa más atractiva a los servicios de los gigantes de Internet para quien desee mantener todo control sobre sus datos, sin renunciar a la mejor funcionalidad.

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