La comunicacion mediante video conferencia está de moda estos días. Es la solución para quienes tienen que seguir trabajando y coordinar sus tareas con otras personas sin poder hacerlo en forma presencial. Cuando empezó a usarse, por fines de los 80, había que utilizar antenas parabólicas y satélites y su uso estaba restringida a ocasiones especiales. Ahora, basta con cualquier smartphone más o menos potente.

Las soluciones que vamos a analizar en el próximo artículo, no están pensadas para el usuario doméstico ya que requieren un servidor que disponga de los recursos informáticos necesarios para soportar sus características. Este servidor debe ser gestionado por la propia organización que lo utilice.

En este artículo vamos a explicar cual es la mejor forma de sacarles partido.

Como utilizar estas soluciones de video conferencia de manera efectiva

No es lo mismo hacer una video llamada con nuestros amigos del grupo de WhatsApp que una reunión con compañeros de trabajo o clientes. Para sacar el máximo provecho de las video conferencias existen algunos aspectos dignos de tener en cuenta

Disponer del hardware adecuado

¿Te ha pasado estar viendo una serie o película por streaming y que se corte en la parte más interesante?. Mi proveedor de internett ha convertido eso en un arte. Pero, eso no es nada comparado con que te pase en reuniones de negocios. Una conversación que se interrumpa constantemente encrespa los ánimos y hace perder tiempo. Revisa cuidadosamente las especificaciones de cada una de las aplicaciones y consulta con el soporte al cliente de tu servidor sobre características técnicas.

Desde el punto de vista de quienes se conectan, las cámaras incorporadas de la mayoría de las notebooks bastarán para el propósito. El talón de Aquiles suele ser el audio. La recomendación es utilizar un micrófono externo.

Las video llamadas se llaman así por algo

La gran ventaja de las video llamadas es que se puede ver la cara de las personas con las que hablas. Observar las caras de los interlocutores hace que recibamos y emitamos señales que se pierden si solo utilizamos el audio.

Silenciar el micrófono cuando no se está hablando

Seguramente habrás visto la escena de la película The naked gun en la que Leslie Nielsen va al baño sin apagar el micrófon corbatero. Si no la viste te lo puedes imaginar. Si no se dispone de un lugar aislado para realizar video conferencias, lo mejor es que cuando no se esté en uso de la palabra se cierre el micrófono. Esto evitará que el sonido ambiente (y algún que otro comentario ofensivo hacia nuestros interlocutores) se filtre en la conversación.

Una buena idea es establecer una señal para indicar que se quiere hablar.

Ver a todos los participantes en forma simultánea

La mayoría de las aplicaciones permiten alternar entre visualizar a pantalla completa a uno de los participantes o asiganr una parte de la pantalla a cada uno. Por lo que indicamos más arriba esta es mejor ya que nos permite ver las reacciones de los demás a lo que dice quién está hablando.

La cámara debe estar en una posición cómoda

La video conferencia funciona como un sustituto de la conversación cara a cara y esto implica que los participantes se miren a la cara. Si la cámara no está en una posición cómoda  esto resultará incómodo y puede derivar en problemas de salud.

Tener en cuenta la iluminación

A riesgo de ser reiterativos volvemos a insistir en que la clave de una video conferencia es que se vea. Hay que evittar que los participantes se sienten de espalda a una luz brillante o a una ventana. De la misma forma asegurarse que están en un lugar con un nivel de luz suficiente para que se les vea la cara.

Evitar movimientos innecesarios

Los movimientos de terceras personas o los que hacen algunos participantes (como por ejemplo para tomar la taza de café) generan distracciones que deben evitarse.

No más de una persona por cámara

Para que se cumpla los objetivos de la video conferencia, las caras deben tener un tamaño que permita observar las expresiones.

Uso del chat

Para garantizar la recordación de los puntos importantes o aclarar algunos temas con información complementaria puede resultar útil hacerlo por escrito. La mayoría de las aplicaciones que comentaremos en el próximo artículo tienen la función de chat.

Familiarizarse con las herramientas

Aprender como se usan las herramientas mientras se está teniendo la reunión genera retrasos y molestias. Lo mejor es hacer reuniones de prueba para saber como utilizarlas cuando llegue el momento.