En el siguiente artículo vamos a echar un vistazo a Open Paperless. Hoy en día los sistemas de gestión de documentos son unas excelentes herramientas que nos ayudan a gestionar de manera adecuada nuestros documentos. Existen diversos sistemas de gestión de documentos de código abierto. Por lo que he leído, quizás el más popular sea Mayan EDMS. Se trata de una herramienta con una gran cantidad de características y capacidades pero que al usuario medio probablemente se nos quede demasiado grande. Para estos usuarios han creado la herramienta llamada Open Paperless. Esta se enfoca específicamente en las necesidades principales del usuario común a la hora de gestionar sus documentos.

Esta herramienta aporta una plataforma robusta que permiten realizar un escaneo rápido, inteligente y de gran calidad. De la misma forma, brinda la posibilidad de archivar, modificar y visualizar documentos de una manera amigable, con posibilidad de guardar la información tanto en la nube como en nuestro ordenador local. Es lógico pensar que Open Paperless es una versión ligera de Mayan EDMS.

Características generales de Open paperless

Como ya he dicho, este es un sistema de gestión de documentos de código abierto basado en Mayan EDMS. Este toma el código fuente de Mayan EDMS que recibe modificaciones sobre la interfaz y experiencia del usuario. Con esto se busca reducir la complejidad y hacer de este un programa más adecuado para los usuarios domésticos.

Esta herramienta es una versión ligera de Mayan EDMS que nos permite escanear, crear, administrar y archivar documentos en diversos formatos. Los documentos son almacenados con los atributos y metadatos que nosotros queramos. De la misma forma, se pueden gestionar por los distintos usuarios, roles y grupos que Open paperless nos ofrece.

Open paperless es multilenguaje, con una gran variedad de características entre las que destaca una avanzada interfaz web con gestión de usuarios y claves. También nos ofrece excelentes aplicaciones que permiten un adecuado almacenamiento, un análisis de documentos inteligente y un buscador eficiente. Además nos ofrece soporte para convertir documentos, revisar correspondencia, firmar documentos, editar y añadir metadatos, gestión de OCR, personalización de documentos y mucho más.

La herramienta cuenta con una avazanda API REST heredada de Mayan EDMS que está bien documentada. Nos va a permitir la integración con servicios de terceros, de igual manera mantiene un registro de los errores y cambios generados en los documentos. Además incluye un avanzado administrador de tareas que se puede ejecutar manualmente o programar para su ejecución automática.

Ya sea en la nube o en nuestro equipo local, sus políticas de almacenamiento y el uso de etiquetas nos permitirá una segmentación adecuada que hará mucho más rápida la gestión. Su visualizador integrado también nos permitirá tener una vista previa de cualquier documento sin mayor esfuerzo.

Requisitos de hardware

Este programa necesita que nuestro equipo reúna ciertos requisitos de hardware para un correcto funcionamiento. Según la página de GitHub del proyecto, es necesario que nuestro equipo cuente al menos con los siguientes requisitos:

• 2 Gigabytes de RAM (1 Gigabyte si el OCR está apagado).
• CPU de núcleo múltiple (64 bits, más rápido que 1 Ghz).
• Ubuntu 16.10 o superior.

Instalar Open paperless en Ubuntu 16.04 o superiores

La instalación de esta herramienta en nuestro equipo es bastante sencilla. Yo la he probado en distros basadas en Debian y Ubuntu. Solo tendremos que ejecutar los siguientes comandos en una terminal (Ctrl+Alt+T):

sudo apt install git-core -y

sudo git clone https://github.com/zhoubear/open-paperless.git

cd open-paperless

sudo ./setup.sh

sudo ./run.sh

Una vez finalizada la instalación solo tendremos que dirigirnos a nuestro localhost (o la ip de nuestro servidor). Tendremos que añadir a la URL el puerto 8000.

Después podremos loguearnos con el usuario y contraseña que encontraremos en la parte inferior de la página index del primer inicio. Estos datos podremos cambiarlos más tarde.

En general, esta herramienta es muy sencilla de utilizar. Nos permitirá digitalizar todos nuestros documentos de una manera rápida, eficiente y guardarlos en el medio de almacenamiento que nosotros deseemos.

El artículo Open Paperless, escanea, administra y archiva documentos en tu Ubuntu ha sido originalmente publicado en Ubunlog.