El PDF comenzó siendo un formato de una empresa privada y se ha terminado transformando en todo un estándar. Actualmente es uno de los formatos más usados y populares para compartir documentos, ya que aporta gran flexibilidad y posibilidades. No es de extrañar que la extensión .pdf esté entre los 5 más usados del momento para archivos de texto, junto con .doc/.docx, .odt, .txt, .tex, y .rtf.

En esta guía aprenderás un poco más sobre estos formatos y también cómo trabajar con archivos PDFs. Tareas tan cotidianas como la compresión, edición, protección, etc. En definitiva, todo lo que necesitas saber sobre él…

¿Qué es el PDF?

Es un formato de almacenamiento para documentos digitales que es independiente de la plataforma de software, por lo que puede ser accedido desde cualquier dispositivo y máquina compatible. Sus siglas PDF se corresponden a Portable Document Format, es decir, un formato de documento portátil.

Este tipo de documentos no solo puede almacenar texto, también pueden estar enriquecidos con imágenes vectoriales, mapas de bits, hiperenlaces, marcadores, notas, vídeos embebidos, etc. Incluso hay algunos documentos interactivos que puedes completar, para hacer así formularios. Por tanto, aporta gran flexibilidad.

Aunque inicialmente fue creado por una compañía privada, el 1 de julio de 2008, dada su popularidad, fue lanzado como un estándar abierto y bajo la Organización Internacional de Estandarización (ISO). La ISO 32000-1 es la correspondiente a este formato.

El desarrollo del formato PDF comenzaría en 1991, fecha por la que su adopción fue bastante reducida. Gran parte de la culpa era la necesidad de un software con licencia propietaria para poder trabajar con él. Después de eso, se dispararía su uso hasta llegar a ser lo que es hoy día…

Además, dada la digitalización de la sociedad actual, el PDF también ha contribuido a ahorrar gran cantidad de papel. Algo que es una buena noticia de cara a la deforestación por la tala de árboles para crear papel. Multitud de documentos que antes se compartían en papel ahora se hacen de forma digital gracias a este documento.

Características

Las características que han hecho al formato PDF tan popular se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Formato multiplataforma, y por tanto, muy útil para hacer llegar la información a todos los usuarios.
• Puede contener texto enriquecido con vídeos, sonidos, hipertexto, marcadores, miniaturas, anotaciones, etc.
• No se pierde el formato cuando otros usuarios los abren con otro software diferente, como le ocurre a otros formatos como los doc, etc. Eso evita las molestias de que se desconfiguren las fuentes, se mueva el texto, se modifiquen aspectos, tablas, formularios electrónicos, etc.
• Su tamaño lo hace también muy útil para Internet.
• Al ser una especificación abierta se puede usar gran cantidad de herramientas para trabajar con él. Además, se puede crear desde varios formatos, convirtiendo a PDF.
• Admite características avanzadas como firma digital, compresión, marcas de agua, y cifrado para protegerlo por contraseña.
• Su estándar lo hace ideal para preservación de documentos de forma prolongada.
• Muchas plataformas y entidades lo usan como formato referencia. Por ejemplo, algunas editoriales admiten solo formato PDF para la impresión de los libros, etc.

Para que todo eso sea posible, los archivos PDF tienen una estructura interna muy clara. Se componen de unas partes comunes a otros archivos, como:

• Cabecera o header: es la parte del archivo para identificar la especificación del estándar PDF y versión.
• Cuerpo o body: es el bloque donde se describen los elementos usados en el documento, es decir, el contenido.
• Tabla de referencias cruzadas o Cross-Reference Table: es la parte con información de los elementos usados en las páginas del archivo.
• Coda o trailer: donde se indica dónde encontrar la tabla de referencias cruzadas.

Además, deberías saber que estos documentos admiten gran cantidad de configuraciones, como poder incrustar las fuentes, diferentes representaciones del color (CMYK, RGB,…), compresión de las imágenes, etc.

Para finalizar, también tienes que tener en cuenta otra parte importante de este tipo de documentos. Y es que un PDF, al igual que otros archivos, tiene también metadatos donde se almacena gran cantidad de datos sobre el creador, el software, el nombre de usuario que lo creó, fecha de creación y modificación, atributos de seguridad, etc. Unos metadatos que puedes borrar o modificar si lo quieres con algunas herramientas existentes.

Tipos de PDF

El PDF ha pasado por un proceso de evolución, con el lanzamiento de distintas versiones a lo largo de la historia:

• PDF 1.0 – 1993
• PDF 1.1 – 1994
• PDF 1.2 – 1996
• PDF 1.3 – 1999
• PDF 1.4 – 2001
• PDF 1.5 – 2003
• PDF 1.6 – 2005
• PDF 1.7 – 2006-Actualidad (se han ido agregando Extensions Level )

Pero más allá de las versiones, también existen tipos de PDFs que deberías conocer. Por ejemplo, algunos de los más destacables son:

• PDF/A: es un estándar usado por administraciones y gobiernos para documentos legales y administrativos. También es el requerido para maquetación de libros, etc., por parte de algunas imprentas. Es el que cumple con el estándar ISO 19005-1:2005.
• PDF/X: es un formato especialmente pensado para imprimir documentos en papel. También es muy usado por imprentas y editoriales.
• PDF/E: es un desarrollo similar al primero, pero enfocado a documentos de ingeniería. Véase TC171/SC2 de ISO.
• PDF/VT: otro de los estándares ISO 16612-2 de 2010 que define un formato optimizado para impresión variable y transaccional.
• PDF/UA: es una variante de la PDF/A llamada Universal Access, o Acceso Universal. Es aquel que está especialmente diseñado para discapacitados visuales como los ciegos o personas que tiene problemas de visión.
• …

¿Qué puedes hacer con un PDF?

Con un formato de documento PDF puedes hacer multitud de cosas, o restringir a otros usuarios lo que pueden llegar a hacer con un PDF compartido. La versatilidad de este formato es mayor de lo que muchos usuarios piensan. Por ejemplo, puedes:

• Crear un PDF a partir de otro documento, como un .doc/.docx/.odt, etc.
• Conversiones entre formatos, desde y hacia PDF.
• Editar un PDF.
• Comprimir PDF para reducir su tamaño y hacerlo más apto para compartir por la red o enviar adjunto en emails.
• Protección y firma digital. Por ejemplo, puedes cifrar el PDF para que nadie pueda acceder a él sin una contraseña, o evitar que se pueda imprimir, copiar el contenido, impedir su edición, agregar un certificado de autoridad o ID digital, etc. Eso los hace especialmente seguros para usarlos en organizaciones y empresas.

Tienes gran cantidad de software muy diverso para poder hacer todo eso. Eres libre de poder elegir el que más te guste. Para GNU/Linux existen programas propietarios y libres que son bastante buenos.

¿Se puede comprimir un PDF?

Sí, ya lo he comentado en la lista anterior. Pero no es comprimir mediante algoritmos de compresión para convertir el PDF en un ZIP, RAR, tarball, etc., sino que se puede comprimir el documento PDF en sí para hacer que ocupe menos memoria. Al reducir su tamaño se puede compartir de una forma más sencilla para que sea más rápida su carga/descarga o enviar por correo electrónico.

Para poder hacer eso hay varias opciones, una de ellas es mediante la web SmallPDF. Con su herramienta para comprimir PDF no necesitarás instalar ningún programa en local. El método es muy sencillo, solo sigue estos pasos:

1. Accede a la web SmallPDF
2. Pulsa sobre el botón «Elegir archivos» o arrastra y suelta el PDF en la caja de herramientas roja de su web. También hay opciones para hacerlo desde un enlace de Gdrive o Dropbox.
3. Una vez elegido, debes esperar a que se termine de subir a la nube. Eso hará que se comprima automáticamente. Te informará de cuánto se ha reducido el tamaño.
4. Ahora solo falta pulsar «Descargar» para que la versión PDF comprimida se descargue en tu equipo. Como puedes ver, ahora es más reducida.

En dicha web también puedes emprender otras acciones con tus documentos PDF, como convertir formatos, fusionar, editar, proteger, y firmar.